Por quanto tempo guardar documentos e comprovantes

Guardar documentos e comprovantes é uma prática essencial para organizar a vida financeira e pessoal, além de garantir segurança em situações legais ou fiscais. Saber por quanto tempo guardar documentos evita problemas futuros, como multas, cobranças indevidas ou dificuldade para comprovar direitos e pagamentos. 

Cada tipo de documento possui um prazo específico definido pela legislação, dependendo da sua finalidade: fiscal, trabalhista, previdenciária ou civil. Com orientação adequada, é possível manter uma rotina organizada e evitar acumular papéis desnecessários.

Prazos de cinco anos para documentos fiscais e pagamentos

O prazo mais comum para a guarda de documentos é de cinco anos. Esse período corresponde ao tempo de prescrição para a cobrança de tributos e dívidas em geral. Entre os principais documentos que devem ser guardados por cinco anos, destacam-se:

• Imposto de Renda: Todos os comprovantes utilizados na declaração devem ser mantidos, como comprovantes de rendimentos, despesas médicas, educação, aluguéis, plano de saúde e recibos da declaração anterior. O prazo começa a contar no primeiro dia útil do ano seguinte à entrega da declaração.

• Contas de consumo: Recibos de água, luz, telefone, gás e outros serviços essenciais devem ser guardados. Sempre que possível, solicite a declaração anual de quitação emitida pela empresa, que substitui a guarda de todos os comprovantes mensais.

• Impostos de propriedade: Comprovantes de pagamento de IPTU, IPVA e taxas similares.

• Mensalidades escolares: Recibos de mensalidades de escolas, faculdades e cursos extracurriculares.

• Condomínio: Comprovantes de pagamento de taxa condominial.

• Prestação de financiamento imobiliário: Recibos de pagamento das prestações da casa própria.

• Documentos fiscais de empresas: Notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e), XMLs, comprovantes de tributos (DAS, DARF, GNRE) e livros fiscais devem ser mantidos pelo mesmo período.

Prazos de um a três anos para contratos e comprovantes pontuais

Alguns documentos possuem prazos menores, mas ainda assim são importantes:

• Contratos de seguro: Guarde o contrato e os comprovantes de pagamento por pelo menos 1 ano, contado a partir do último pagamento.

• Comprovantes de aluguel: Recibos de pagamento devem ser guardados por 3 anos.

Prazos mais longos ou permanentes para documentos essenciais

Existem documentos que precisam ser mantidos por períodos maiores ou de forma indefinida, pois não prescrevem ou podem ser necessários futuramente:

• Comprovantes de bens: Escrituras, contratos de compra e venda de veículos e recibos de benfeitorias em imóveis devem ser mantidos indefinidamente, até a venda ou alienação do bem.

• Documentos trabalhistas e previdenciários (empresas): Folhas e recibos de pagamento, guias de recolhimento (GPS), atestados médicos, ficha de salário-família e salário-maternidade devem ser guardados por 10 anos.

• Comprovantes de consórcio: Todos os comprovantes de pagamento devem ser mantidos até a quitação total do bem.

• Certidões e documentos de identificação: Certidões de nascimento, casamento e outros documentos oficiais devem ser guardados permanentemente.

Dica para organizar comprovantes mensais

Para contas de consumo, como água, luz e telefone, é recomendável solicitar anualmente o recibo de quitação referente aos 12 meses anteriores. Esse documento substitui a necessidade de guardar cada comprovante mensal, reduzindo o acúmulo de papéis e facilitando a organização.

Conclusão

Saber por quanto tempo guardar documentos e comprovantes é fundamental para manter sua vida financeira e legal organizada. Seguir os prazos corretos evita perdas, problemas legais e facilita comprovar direitos e pagamentos. 

Organizar documentos por tipo e prazo de validade, utilizando arquivos físicos ou digitais, ajuda a economizar espaço e manter a rotina mais eficiente. Com atenção e planejamento, a guarda de documentos se torna um hábito simples e seguro.

Perguntas Frequentes

Aqui estão algumas perguntas relacionadas a por quanto tempo guardar documentos e comprovantes:

Quais documentos devem ser guardados por 10 anos?

Licenças, alvarás, registros de marcas, contratos comerciais e documentos jurídicos devem ser mantidos por pelo menos 10 anos, garantindo que possam ser apresentados em fiscalizações ou renovações.

Qual o prazo legal para guardar documentos e comprovantes?

Os documentos devem ser conservados pelo período exigido por lei para evitar multas e assegurar provas em processos fiscais ou trabalhistas. Documentos relacionados a processos pendentes devem ser mantidos até a conclusão do caso. Notas fiscais eletrônicas devem ser guardadas por 11 anos.

Quais documentos devem ser guardados por 30 anos?

Comprovações do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) devem ser mantidas por 30 anos. Alguns registros, como livros de empregados e contratos de trabalho, precisam ser preservados por tempo indeterminado para efeitos previdenciários.

Quais documentos podem ser jogados fora?

Tributos como IPTU, IPVA e Imposto de Renda podem ser descartados após cinco anos. Contas de água, luz, telefone e gás seguem o mesmo prazo. Recibos de aluguel e de diárias de hotéis podem ser guardados por três anos. Documentos relacionados à aposentadoria do INSS devem ser mantidos por até 20 anos.

Quanto tempo guardar documentos de pessoa falecida?

Certidão de nascimento, casamento, óbito, título de eleitor, Carteira de Trabalho, cartão do PIS e escrituras de imóvel devem ser preservados permanentemente, pois podem ser necessários para inventário, benefícios previdenciários e regularização de bens.

Precisa guardar IPTU por quanto tempo?

IPTU, IPVA e declaração do Imposto de Renda devem ser mantidos por cinco anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento.

Pode jogar documento antigo fora?

Cópias da declaração do Imposto de Renda, boletos de cobrança e recibos de serviços contínuos devem ser guardados por cinco anos antes de serem descartados.

Por quanto tempo devo guardar o comprovante de imposto de renda?

A Receita Federal pode analisar as informações declaradas por até cinco anos, portanto os comprovantes devem ser mantidos nesse período.

O que devo fazer com contas pagas antigas?

Se houver cobrança indevida, o consumidor pode buscar o Procon. Caso o prazo ainda não tenha expirado, é recomendável solicitar o comprovante à empresa. Se houver dívida pendente, negociar o pagamento é indicado.

Pode jogar as contas de luz fora?

As contas mensais podem ser descartadas após receber a declaração anual de quitação. Essa declaração deve ser mantida por pelo menos cinco anos. Digitalizar ou tirar fotos dos comprovantes é uma forma prática de economizar espaço físico e garantir segurança.